COSYS Postverteilung Software
Probleme bei der internen Postverteilung? Mit einer Software von COSYS verleihen Sie Ihrer Postverteilung neuen Schwung. Durch eine digitale Erfassung verschaffen Sie sich eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge. Neben der Sendungsverfolgung bietet die Software viele weitere Funktionen, die Kosten sparen und die Produktivität erhöhen.
So einfach digitalisieren Sie Ihre Postverteilung mit einer Software von COSYS
Die Software für Ihre interne Paketverteilung besteht aus sichtbaren 2 Komponenten. Dem COSYS WebDesk und der mobilen App, die Sie auf einem beliebigen Android Gerät (optional auch iOS) nutzen. Die mobile App dient der Erfassung aller Vorgänge wie der Paketannahme und Zustellung. Die App wird einfach auf einem beliebigen Android Gerät installiert, wobei es egal ist, ob Sie die App auf einem Smartphone, Tablet oder MDE Gerät nutzen. Wenn Sie das mobile Gerät über COSYS beziehen, bekommen Sie es Ready-to-use, also bereits eingerichtet und startklar. Dank vielen praktischen Features dokumentieren Sie nicht nur die Postverteilung von der Annahme bis zum Empfänger, sondern erleichtern zusätzlich die tägliche Arbeit.
Mit dem COSYS WebDesk sehen Sie sämtliche Daten des Systems und verwalten diese. Das bedeutet, dass Sie im WebDesk neben der Administration von Benutzern, deren Rechten und der Verwaltung der Stammdaten (Empfänger, Speditionen, Absender…), die Rückverfolgung aller Sendungen vornehmen.
Features
Optionale Add Ons:
Anbindung an Paketschränke
Durch eine Schnittstelle zu Paketschränken lassen sich diese nahtlos integrieren. Sie profitieren dabei von einem einfachen Workflow und allen Vorteilen der Paketschränke. Vor allem für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplätzen ist die persönliche Zustellung ein kompliziertes unterfangen und wird durch die sicher verschlossenen Schränke erheblich erleichtert. Die Paketschränke vereinfachen die Zustellung für das Logistikpersonal, da dieses die Sendungen einfach in den Schrank einräumt. So spart sich das Personal die Wege durch die einzelnen Flure. Für die Empfänger ist die Abholung komfortabel, da diese 24 Stunden 7 Tage die Woche möglich ist. Durch Abholcodes wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.
COSYS bietet dabei nicht nur die Schnittstelle an Paketschränke, sondern auch die Schränke selbst, sodass Sie das gesamte System aus einer Hand bekommen.
Hauptmenü Postverteilung App
Nach der Anmeldung mit Benutzername und Kennwort öffnet sich das Hauptmenü, in dem alle verfügbaren Module aufgelistet werden. Durch Tippen werden Module betreten. Mit jedem Modul kann ein Prozess erfasst werden. Also zum Beispiel mit der Sammelannahme die Übernahme vieler Pakete von einem Paketdienst.
Oben rechts über die drei Punkte lassen sich die Einstellungen öffnen. In den Einstellungen finden Sie unter anderem: Scaneinstellungen, App Einstellungen, Einstellungen für bestimmte Module und Verbindungseinstellungen.
Die Sammelannahme ist ein optionales Modul. Es kommt vor allem zum Einsatz, wenn ein KEP-Dienst viele Pakete zeitgleich anliefert. Das Modul dient dazu, sicherzustellen, dass der Paketdienst die richtige Menge anliefert. So wählen Sie einfach den Paketdienst und erfassen alle Paketcodes. Im Hintergrund zählt die Software mit einem Paketzähler und zeigt an, wie viele Sendungen übernommen wurden. So kann der Mitarbeiter genau nachvollziehen, ob der Lieferschein des Paketdienstes stimmt und die richtige Menge angeliefert wurde. Im Fall von beschädigten Sendungen erfassen Sie anschließend noch eine Unterschrift vom Fahrer.
Die Einlagerung/Zuordnung auf Ladungsträger ist ein Modul, das nicht zwangsweise in einem Extraschritt behandelt werden muss. Es ist optional auch möglich, in der Zuordnung bereits Lademittel oder Lagerplatz zu erfassen. Die Erfassung von Lagerplätzen ist ideal, wenn Ihr Lager beispielsweise chaotisch sortiert ist und Sie die Sendungen mithilfe der COSYS Paket Management Software wiederfinden möchten. Folgen kann eine Auslieferung oder Selbstabholung (beide in der COSYS App abzudecken). Ladungsträger verwenden Sie zum Beispiel, um bei der Verladung nicht jedes Paket einzeln scannen zu müssen. Erfassen Sie einfach den Ladungsträger und setzen alle Pakete auf dem Ladungsträger in den Status „Verladen“.
Sind alle Pakete erfasst, fehlt nur noch die Unterschrift des Empfängers. In der letzten Maske der Selbstabholung kann zudem ausgewählt werden, ob es sich statt um den Original- um einen Ersatzempfänger handelt. In diesem Fall wird der Klartext und eine Unterschrift dokumentiert. Die Unterschrift wird direkt in der COSYS App auf dem Gerät in einer separaten Maske erfasst. Hier werden auch Empfängernummer, Empfängername und die Anzahl der übergebenen Pakete angezeigt, sodass der Empfänger nachvollziehen kann, wofür er unterschreibt. Auch die Dokumentation einer Annahmeverweigerung ist problemlos möglich.
Die Auslieferung stellt die Zustellung an den Empfänger da und ist somit sehr ähnlich der Selbstabholung. So beginnt auch die Auslieferung mit der Auswahl des Empfängers. Dafür kann hier neben der Empfängernummer und dem Empfängernamen auch nach Abteilungen gefiltert werden. Wie in der Selbstabholung auch werden hier nur Empfänger angezeigt, für die zugeordnete Sendungen im System sind. Nach der Auswahl eines Empfängers zeigt die Software alle Sendungen an, die für den Empfänger vorhanden sind. Nach erneutem Scannen der Sendungsnummer kann die Zustellung mit einer Unterschrift abgeschlossen werden.
Neben der „normalen“ Zustellung an den Originalempfänger gibt es in der Auslieferung auch Ersatzempfänger, Annahmeverweigerung und nicht angetroffen. Bei der Auswahl „Ersatzempfänger“ wird neben der normalen Unterschrift zusätzlich der Name des Ersatzempfängers als Klartext erfasst. Eine Annahmeverweigerung erfolgt durch eine Unterschrift und Auswahl der Pakete, die nicht angenommen werden. Wählen Sie „nicht angetroffen“ aus, kann die COSYS Software eine fest hinterlegte Abstellerlaubnis anzeigen, anschließend wird der Abstellort mit der integrierten Fotofunktion und einem Kommentar des Zustellers festgehalten. Ohne Abstellerlaubnis gibt es für den Zusteller die Möglichkeit, das Paket wieder mitzunehmen und dies direkt und mobil in der Software zu dokumentieren.
Nach einer Auslieferungstour kommt es immer wieder vor, dass Sendungen nicht zugestellt werden konnten. Für Sendungen, die nach einer Tour im Fahrzeug oder auf dem Rollwagen zurückbleiben, gibt es das Modul Scan auf Lager. Damit können Sie das Fahrzeug wieder entladen und die Pakete mithilfe der Paketnummer wieder auf das Lager buchen. Dafür gibt es neben der Erfassung der Sendungen die Möglichkeit, zusätzlich einen Ladungsträger oder Lagerplatz zu erfassen, auf den die Sendung gebucht werden soll.
Hauptmenü COSYS WebDesk
Der COSYS WebDesk ist das zentrale Überwachungstool, über das Sie nicht nur alle Sendungen zurückverfolgen, sondern auch alle anderen Systemdaten einsehen, bearbeiten und hinzufügen. Nach der Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort gelangen Sie in das Hauptmenü, das an einen benutzerfreundlichen Windows Desktop erinnert. Dort finden Sie die im Weiteren beschriebenen Module.
In den Stammdaten finden Sie Daten wie Empfänger, Absender, Speditionen, Kommentare (z. B. für Retoure oder Fotoerfassung), Verpackungseinheiten (Sendungsarten) oder Lagerplätze. Hier gibt es auch die Möglichkeit, eine Abstellerlaubnis für Empfänger zu hinterlegen, diese wird dann in der Auslieferung auf dem mobilen Gerät angezeigt. Sie können in den Stammdaten neue Daten hinzufügen, bestehende bearbeiten und löschen. Mithilfe der vordefinierten Kommentare und der stets aktuellen Stammdaten, fällt es den mobilen Benutzern leicht, Sendungen zu erfassen und den Paketprozess lückenlos zu dokumentieren.
Die Historie einer Sendung lässt sich einfach über einen Rechtsklick im Paketmanagement aufrufen. Sie stellt Ihnen den gesamten Verlauf einer Sendung inklusive Fotos und Unterschriften dar. Sogar der Benutzer, der die Sendung bearbeitet hat, wird pro Prozessschritt angezeigt. Dieses Tracking schafft Missverständnisse aus der Welt und macht jeden Paketprozess eindeutig.
Nicht nur in der App können Sie Sendungen annehmen und zuordnen, auch im COSYS WebDesk gibt es diese Möglichkeit. Falls Sie stationär an einem PC Sendungen annehmen möchten, öffnen Sie dafür die Paketannahme, erfassen die Sendungsnummer, den Empfänger und alle anderen Informationen, die Sie benötigen.
Dashboard und Kennzahlen Postverteilung
Das COSYS Dashboard stellt Ihnen im WebDesk eine tagesaktuelle Zusammenfassung der momentanen Situation dar. So haben Sie die wichtigsten Informationen immer gleich auf einen Blick. Sie können frei entscheiden, welche Auswertungen angezeigt werden und das Dashboard Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend anpassen.
In dieser Auswertung finden Sie eine Übersicht welche Kurier- Express und Paketdienste (KEP-Dienste) wie viel anliefern. Sie können Vergleiche anstellen und einen beliebigen Zeitraum wählen.
Die Beschädigungsquote gibt Ihnen Auskunft darüber, welcher der liefernden KEP-Dienste die meisten beschädigten Pakete anliefert. Dies wird in dieser Auswertung im Verhältnis zu der Gesamtmenge an angelieferten Paketen betrachtet.
Die Bestandsänderung liefert Ihnen Hinweise, ob die interne Zustellung reibungslos funktioniert. Werden mehr Pakete angenommen als zugestellt werden, steigen die Bestände. In der Regel nehmen die Bestände morgens zu, sollten aber im Verlauf des Tages wieder abgearbeitet sein.
An den Durchlaufzeiten erkennen Sie wie lange Sendungen vom Eingang in Ihrem Unternehmen bis zur Zustellung an den Empfänger durchschnittlich benötigen. Auch die Dauer der einzelnen Zwischenschritte lesen Sie aus diesen Auswertungen heraus. Gerade über einen längeren Zeitraum können Sie so Muster erkennen und Optimierungspotenziale identifizieren.
Diese Auswertung lässt Sie sofort erkennen welcher Empfänger die meisten Sendungen erhält. Auch nach Kostenstellen ist eine solche Auswertung möglich.
Jede Auswertung können Sie als .PDF exportieren, sodass Sie diese versenden oder ablegen können.
FAQ
Die interne Postverteilung kann in drei wesentliche Prozesse unterteilt werden. Der erste Prozessschritt ist die Übernahme der Post und Warensendungen vom liefernden Paketdienst. Anschließend wird die Post verarbeitet, das bedeutet zum Beispiel eine Erfassung der Sendungen in einer Software, das Einsortieren in ein Lager oder die reine Zuordnung für einen Folgeprozess. Den dritten Prozessschritt bildet eine Auslieferung mit einem Fahrzeug oder eine Abholung durch den Empfänger an der Poststelle.
Auch Briefe lassen sich mit der COSYS Paket Management Software tracken. Voraussetzung dafür ist, dass die Briefe eine eindeutige Nummer zu Identifikation haben. Oft ist diese bereits in Form eines 1D oder 2D Codes vorhanden, falls das nicht der Fall ist, stellen wir Ihnen eine Etikettenrolle mit eindeutigen Nummern zur Verfügung, mit denen Sie Briefe für das Tracking bekleben können.
Software für die Postverteilung wird eingesetzt, um die Prozessschritte innerhalb der Postverteilung zu dokumentieren und zu digitalisieren. So kann zum Beispiel eine lückenlose Sendungsverfolgung oder auch Track & Trace gewährleistet werden. Mit einer Software von COSYS können einfach die Etiketten der Paketdienste weiterverwendet werden, um Sendungen zu scannen und somit zu identifizieren.
Unter dem Begriff „Postverteilung“ versteht man die Zustellung von Paketen, Briefen und vielem mehr (Post). Innerhalb von Organisationen wie Unternehmen erledigt dies in der Regel die Organisationseinheit Poststelle.
Die Postverteilung im Betrieb besteht meistens aus einer Annahme, Zuordnung, Verteilung und Abholung der Post. Diese Aufgaben werden in der Regel von der Poststelle durchgeführt.
Wenn Sie weitere Fragen haben, ein Angebot für die Software wünschen, eine persönliche Teststellung oder eine Präsentation der Software, melden Sie sich einfach bei uns unter +49 5062 900 0 oder Vertrieb@cosys.de